Una tarjeta de seguimiento para cada reloj y cada joya que sale de su taller

Cuando un reloj sale de revisión, usted entrega la factura, a veces la hoja de la prueba de estanqueidad, todo en un sobre. Tres años después, el cliente ya no sabe dónde lo guardó. Y el día que vende el reloj, el comprador pide justo esos papeles. Con el seguimiento de objetos de Scanolo, entrega además una tarjeta del tamaño de una tarjeta de visita. Su código QR abre el historial de los trabajos hechos en el reloj, y el código impreso al lado da acceso al detalle: sus notas, los costes, las facturas y las fotos adjuntas.

La factura en papel se queda, la tarjeta la tiene siempre a mano

La factura sigue siendo su documento, con sus datos habituales, y la tarjeta no la sustituye. Usted adjunta el PDF de la factura o una foto del movimiento a la entrada de la revisión, y el cliente lo encuentra todo con un escaneo, aunque haya perdido el original.

El nombre de su negocio y su logotipo aparecen arriba de la página, como en su papel con membrete. Cada entrada muestra la fecha del trabajo y la fecha en que se registró. Una revisión completa puede resumirse en una línea para todo el mundo, mientras la lista de piezas cambiadas queda reservada a quien tiene la tarjeta.

Quién ve qué

Cada ficha se lee en tres niveles, y usted decide qué escribe para cada uno.

• Cualquiera que escanee ve el objeto, la fecha y el tipo de cada trabajo, un texto corto de 280 caracteres como máximo y el próximo vencimiento si lo ha fijado. La referencia o el número de serie solo aparece si marca la casilla correspondiente.
• Con el código de la tarjeta, el titular ve además el texto detallado, el coste y los adjuntos (PDF, JPEG o PNG, cinco archivos de 5 MB como máximo por entrada). El detalle queda abierto 30 minutos en su teléfono.
• Sus notas internas nunca se muestran al cliente, ni siquiera con el código. Son para el taller.

En el mostrador, de la recepción a la entrega

Lo más sencillo es preparar las tarjetas por adelantado, hasta 100 de una vez. Scanolo las compone en hojas A4 de diez tarjetas de 85 × 55 mm, o una tarjeta por página. Cada tarjeta lleva su nombre, su código QR y su código. Cuando llega un reloj, toma la tarjeta de arriba y completa su ficha.

Los tipos de trabajo dependen del oficio elegido. En relojería: revisión completa, prueba de estanqueidad, cambio de pila, ajuste de marcha, pulido, cambio de pieza, peritaje. En joyería: limpieza, restauración, engaste, ajuste de talla, peritaje. Un título libre cubre todo lo demás.

• En la recepción, abra la ficha de la tarjeta y anote el modelo y la referencia. Si indica la fecha de la próxima revisión, recibirá un recordatorio por email siete días antes.
• Terminado el trabajo, añada la entrada con su fecha, su tipo, una línea pública, el detalle y el coste, y adjunte la factura y una foto del fondo de caja.
• En la entrega, meta la tarjeta en el sobre con la factura. Enseñe al cliente que un escaneo muestra el historial y que el código abre el detalle.
• En la siguiente revisión, la misma tarjeta vuelve con el reloj y la nueva entrada se suma a las anteriores.

Un historial que acompaña al reloj hasta la reventa

Una entrada registrada ya no se modifica ni se borra. Para corregir un error, añade una entrada de corrección que remite a la entrada corregida. Si una entrada ya no debe ser pública, la retira de la página y en su lugar queda un aviso fechado de que fue retirada. Así, un comprador lee un historial en el que nada ha desaparecido sin dejar rastro.

Cuando el reloj cambia de manos, usted registra un cambio de titular. Un código nuevo sustituye al anterior, que deja de funcionar al momento, y se añade al historial público una entrada sin ningún nombre. El antiguo propietario pierde el acceso al detalle y el nuevo lo recibe completo, facturas incluidas.

Conviene decir qué prueba el código. Demuestra que la persona tiene en la mano la tarjeta que usted entregó, nada más. No garantiza que el reloj sea original ni que la tarjeta nunca se haya separado de él, y la página pública lo dice con todas las letras. El peso del historial viene de su nombre arriba de la página.

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