El libro de mantenimiento pegado al equipo

El libro de mantenimiento de una caldera acaba en un cajón, casi ninguna bicicleta tiene uno, y la ficha del extintor duerme en un archivador de la oficina. Delante del equipo, nadie sabe cuándo se revisó por última vez. El seguimiento de objetos de Scanolo pone ese historial en el sitio: una tarjeta con código QR, pegada en el equipo o entregada a su propietario, que muestra los trabajos hechos y el próximo vencimiento. Usted, por su parte, recibe un recordatorio cuando se acerca la fecha.

Lo que se ve al escanear, delante del equipo

La página pública muestra el nombre de su negocio y su logotipo, el equipo seguido, la lista fechada de trabajos con un texto corto, y el próximo vencimiento si lo ha fijado. El número de serie solo aparece si usted lo decide.

El detalle está detrás del código impreso en la tarjeta: el informe completo, el coste y los adjuntos (PDF, JPEG o PNG, cinco archivos de 5 MB como máximo por entrada). Puede adjuntar una copia del justificante de mantenimiento o del informe de revisión. Esa copia no sustituye al original ni a sus obligaciones. Scanolo aloja el archivo y no comprueba nada.

Los tipos de trabajo propuestos dependen del oficio elegido para la ficha, y un título libre completa cada lista.

• Caldera y calefacción: mantenimiento anual, entrega del justificante, reparación, cambio de pieza, puesta en marcha.
• Bicicleta: revisión, frenos, transmisión, neumáticos, control.
• Equipos de seguridad: revisión periódica, recarga, sustitución, puesta en marcha.
• Otro oficio, por ejemplo material de alquiler: intervención, control, reparación, nota.

En el terreno, el día de la intervención

Antes de la ruta, prepare un lote de tarjetas en blanco, hasta 100 de una vez. Scanolo las compone en hojas A4 de diez tarjetas de 85 × 55 mm, o una tarjeta por página. Para pegarlas, imprímalas en soporte adhesivo, y cerca de una caldera, en un material que aguante el calor.

El código va impreso en la tarjeta a la vista. En casa de un particular, el equipo es suyo y no supone ningún problema. En equipos compartidos o alquilados, entregue la tarjeta al propietario y pegue en el equipo un segundo ejemplar con el código tapado. Imprima los dos en el momento, porque el código solo se muestra una vez.

• En el sitio, pegue la tarjeta en una cara visible, lejos de las rejillas de ventilación y de la placa de características del fabricante.
• Abra su ficha en el teléfono y anote el equipo, la marca, el modelo y el número de serie.
• Hecho el trabajo, añada la entrada con una línea pública, por ejemplo «Mantenimiento hecho, cambiar la junta de la puerta el año que viene», y luego el detalle, el coste y las fotos.
• Anote el próximo vencimiento en la ficha antes de irse.

El vencimiento, y el recordatorio que vuelve a usted

Cada ficha puede llevar un próximo vencimiento, ya sea el mantenimiento anual de la caldera, la revisión de la bicicleta o la del extintor. Aparece en la página pública, y su lista de objetos se filtra por vencimiento superado o próximo en 30 días.

Cada día, Scanolo busca los vencimientos a siete días o ya superados y envía un solo email al titular de la cuenta con toda la lista. Cada objeto se avisa una sola vez por vencimiento. Después de la intervención, usted anota la fecha siguiente, porque el recordatorio no se aplaza solo.

Ese recordatorio es para usted. Scanolo nunca escribe a los propietarios de los equipos, y retomar el contacto le corresponde a usted, por teléfono o con la herramienta que ya usa.

Un historial que no se reescribe

Una entrada registrada ya no se modifica ni se borra. Un error se corrige con una entrada nueva que remite a la anterior. Una entrada retirada de la página pública deja un aviso fechado. Cada entrada muestra además su fecha de registro, y se rechaza una fecha de intervención en el futuro.

Cuando se vende una casa con su caldera o una bicicleta cambia de dueño, usted registra un cambio de titular. Un código nuevo sustituye al anterior, el historial se conserva entero y se añade una entrada pública sin nombres. Para material de alquiler, mejor quédese usted con el código: el cliente que alquila lee el historial público y su equipo conectado ve el detalle.

El código demuestra que alguien tiene la tarjeta que usted entregó. No dice nada del estado del equipo ni de si cumple la normativa, que sigue siendo cosa suya y de los documentos oficiales.

Preguntas frecuentes