Une carte de suivi pour chaque montre et chaque bijou qui passe à l'atelier

Quand une montre sort de révision, vous rendez la facture, parfois le relevé du contrôle d'étanchéité, dans une pochette. Trois ans plus tard, le client ne sait plus où il les a rangés. Et le jour où il revend la montre, l'acheteur demande justement ces papiers. Avec le suivi d'objet de Scanolo, vous remettez en plus une carte au format carte de visite. Son QR code ouvre l'historique des interventions sur la montre, et le code imprimé à côté donne accès au détail : vos notes, les coûts, les factures et les photos jointes.

La facture papier reste, la carte la garde à portée de main

La facture reste votre document, avec vos mentions habituelles, et la carte ne la remplace pas. Vous joignez le PDF de la facture ou une photo du mouvement à l'étape de révision, et le client retrouve le tout en scannant, même s'il a égaré l'original.

Votre nom et votre logo s'affichent en haut de la page, comme sur votre papier à en-tête. Chaque étape porte sa date d'intervention et sa date de saisie. Une révision complète peut tenir en une ligne pour tout le monde, pendant que la liste des pièces changées reste réservée au détenteur de la carte.

Ce que voit chacun

Une même fiche se lit à trois niveaux, et c'est vous qui décidez de ce que vous écrivez à chacun.

• Toute personne qui scanne voit l'objet, la date et le type de chaque intervention, un texte court de 280 caractères au plus et la prochaine échéance si vous l'avez fixée. La référence ou le numéro de série n'apparaît que si vous cochez la case prévue.
• Avec le code de la carte, le détenteur voit en plus le texte détaillé, le coût et les pièces jointes (PDF, JPEG ou PNG, cinq fichiers de 5 Mo au plus par étape). Le détail reste ouvert 30 minutes sur son téléphone.
• Vos notes internes ne s'affichent jamais chez le client, même avec le code. Elles servent à l'atelier.

Au comptoir, de la prise en charge à la restitution

Le plus simple est de préparer les cartes d'avance, jusqu'à 100 d'un coup. Scanolo les met en page sur des planches A4 de dix cartes de 85 × 55 mm, ou à raison d'une carte par page. Chaque carte porte votre nom, son QR code et son code. Quand une montre arrive, vous prenez la carte du dessus et vous complétez sa fiche.

Les types d'intervention suivent le métier choisi. En horlogerie : révision complète, contrôle d'étanchéité, remplacement de pile, réglage de marche, polissage, remplacement de pièce, expertise. En bijouterie : nettoyage, remise en état, sertissage, mise à taille, expertise. Un intitulé libre couvre le reste.

• À la prise en charge, ouvrez la fiche de la carte et notez le modèle et la référence. Si vous indiquez la date de la prochaine révision, vous recevrez un rappel par email sept jours avant.
• Après l'intervention, ajoutez l'étape avec sa date, son type, une ligne publique, le détail et le coût, puis joignez la facture et une photo du fond de boîte.
• À la restitution, glissez la carte dans la pochette avec la facture. Montrez au client qu'un scan suffit pour l'historique et que le code ouvre le détail.
• À la révision suivante, la même carte revient avec la montre et la nouvelle étape s'ajoute à la suite.

Un historique qui suit la montre jusqu'à la revente

Une étape enregistrée ne se modifie plus et ne se supprime pas. Pour rectifier une erreur, vous ajoutez une étape de correction qui renvoie à l'étape corrigée. Si une étape ne doit plus être publique, vous la retirez de la page et une mention datée « étape retirée » reste à sa place. Un acheteur lit donc un historique où rien n'a disparu sans trace.

Quand la montre change de mains, vous enregistrez un changement de détenteur. Un nouveau code remplace l'ancien, qui cesse aussitôt de fonctionner, et une étape s'ajoute à l'historique public sans aucun nom. L'ancien propriétaire perd l'accès au détail, le nouveau le retrouve en entier, factures comprises.

Reste à dire ce que le code prouve. Il montre que la personne a en main la carte que vous avez remise, rien de plus. Il ne garantit ni que la montre est d'origine ni que la carte ne l'a jamais quittée, et la page publique l'écrit en toutes lettres. Le poids de l'historique vient de votre nom en haut de la page.

Questions fréquentes