Le carnet d'entretien collé sur l'appareil

Le carnet d'entretien d'une chaudière finit dans un tiroir, celui d'un vélo n'existe souvent pas, et la fiche d'un extincteur dort dans un classeur au bureau. Devant l'appareil, personne ne sait quand il a été vu pour la dernière fois. Le suivi d'objet de Scanolo met cet historique sur place : une carte avec un QR code, collée sur l'appareil ou remise à son propriétaire, qui affiche les interventions passées et la prochaine échéance. Vous, de votre côté, recevez un rappel quand l'échéance approche.

Ce qu'on lit en scannant, devant l'appareil

La page publique affiche votre nom et votre logo, l'appareil suivi, la liste datée des interventions avec un court texte, et la prochaine échéance si vous l'avez fixée. Le numéro de série n'apparaît que si vous le décidez.

Le détail reste derrière le code imprimé sur la carte : compte rendu complet, coût et pièces jointes (PDF, JPEG ou PNG, cinq fichiers de 5 Mo au plus par étape). Vous pouvez y joindre une copie de l'attestation d'entretien ou du rapport de vérification. Cette copie ne remplace ni l'original ni vos obligations. Scanolo héberge le fichier et ne contrôle rien.

Les types d'intervention proposés dépendent du métier choisi pour la fiche, et un intitulé libre complète chaque liste.

• Chaudière et chauffage : entretien annuel, remise d'attestation, dépannage, remplacement de pièce, mise en service.
• Vélo : révision, freins, transmission, pneus, contrôle.
• Équipement de sécurité : vérification périodique, recharge, remplacement, mise en service.
• Autre métier, pour du matériel de location par exemple : intervention, contrôle, réparation, note.

Sur le terrain, le jour de l'intervention

Avant la tournée, préparez un lot de cartes vierges, jusqu'à 100 à la fois. Scanolo les met en page sur des planches A4 de dix cartes de 85 × 55 mm, ou une carte par page. Pour les coller, faites-les imprimer sur un support adhésif, et près d'une chaudière, sur un support qui tient à la chaleur.

Le code de la carte y est imprimé en clair. Chez un particulier, c'est son propre appareil et cela ne pose pas de problème. Sur du matériel partagé ou loué, remettez la carte au propriétaire et collez sur l'appareil un second exemplaire dont vous masquez le code. Imprimez les deux dans la foulée, car le code ne s'affiche qu'une fois.

• Sur place, collez la carte sur une face visible, loin des grilles d'aération et de la plaque signalétique du fabricant.
• Ouvrez sa fiche sur votre téléphone et notez l'appareil, la marque, le modèle et le numéro de série.
• Une fois le travail fait, ajoutez l'étape avec une ligne publique, par exemple « Entretien fait, joint de porte à changer l'an prochain », puis le détail, le coût et les photos.
• Reportez la prochaine échéance dans la fiche avant de partir.

L'échéance, et le rappel qui vous revient

Chaque fiche peut porter une prochaine échéance, qu'il s'agisse de l'entretien annuel, de la révision du vélo ou de la vérification de l'extincteur. Elle s'affiche sur la page publique, et votre liste d'objets se filtre par échéance dépassée ou à venir dans les 30 jours.

Chaque jour, Scanolo relève les échéances à sept jours ou déjà dépassées et envoie un seul email au titulaire de l'espace, avec toute la liste. Un appareil n'est signalé qu'une fois par échéance. L'intervention faite, vous saisissez la date suivante : le rappel ne se reporte pas tout seul.

Ce rappel vous est adressé. Scanolo n'écrit jamais aux propriétaires des appareils, et c'est à vous de reprendre contact, par téléphone ou avec votre outil habituel.

Un historique qui ne se réécrit pas

Une étape enregistrée ne se modifie plus et ne se supprime pas. Une erreur se corrige par une nouvelle étape qui renvoie à la précédente. Une étape retirée de la page publique laisse une mention datée. Chaque étape affiche aussi sa date de saisie, et une date d'intervention dans le futur est refusée.

Quand une maison se vend avec sa chaudière ou qu'un vélo change de propriétaire, vous enregistrez un changement de détenteur. Un nouveau code remplace l'ancien, l'historique reste entier et une étape publique s'ajoute, sans nom. Pour du matériel de location, gardez plutôt le code pour vous : le client qui loue lit l'historique public, et le détail reste visible par votre équipe connectée.

Le code montre qu'on détient la carte que vous avez remise. Il ne dit rien de l'état de l'appareil ni de sa conformité, qui restent de votre ressort et de celui des documents officiels.

Questions fréquentes