Das Wartungsheft, das am Gerät klebt

Das Wartungsheft der Heizung landet in einer Schublade, die meisten Fahrräder hatten nie eines, und der Nachweis für den Feuerlöscher liegt im Ordner im Büro. Wer vor dem Gerät steht, weiß nicht, wann es zuletzt angesehen wurde. Die Objektverfolgung von Scanolo bringt diese Historie an Ort und Stelle: eine Karte mit QR-Code, aufs Gerät geklebt oder dem Eigentümer übergeben, die die bisherigen Arbeiten und die nächste Fälligkeit zeigt. Sie selbst bekommen eine Erinnerung, wenn der Termin näher rückt.

Was ein Scan direkt am Gerät zeigt

Die öffentliche Seite zeigt Ihren Firmennamen und Ihr Logo, das verfolgte Objekt, die datierte Liste der Arbeiten mit einem kurzen Text und die nächste Fälligkeit, falls Sie eine festgelegt haben. Die Seriennummer erscheint nur, wenn Sie das so wollen.

Die Details liegen hinter dem Code auf der Karte: der vollständige Bericht, die Kosten und die Anhänge (PDF, JPEG oder PNG, höchstens fünf Dateien zu 5 MB pro Eintrag). Sie können eine Kopie des Wartungsnachweises oder des Prüfberichts anhängen. Diese Kopie ersetzt weder das Original noch Ihre Pflichten. Scanolo speichert die Datei und prüft nichts.

Welche Arten von Arbeiten angeboten werden, hängt vom Handwerk ab, das Sie für den Eintrag wählen, und eine freie Bezeichnung ergänzt jede Liste.

• Heizung: jährliche Wartung, Übergabe des Wartungsnachweises, Reparatur, Teiletausch, Inbetriebnahme.
• Fahrrad: Inspektion, Bremsen, Antrieb, Reifen, Kontrolle.
• Sicherheitsausrüstung: regelmäßige Prüfung, Nachfüllung, Austausch, Inbetriebnahme.
• Andere Handwerke, etwa für Mietgeräte: Einsatz, Kontrolle, Reparatur, Notiz.

Vor Ort, am Tag des Einsatzes

Bereiten Sie vor der Tour einen Stapel Blankokarten vor, bis zu 100 auf einmal. Scanolo setzt sie auf A4-Bögen mit zehn Karten zu 85 × 55 mm oder eine Karte pro Seite. Zum Aufkleben lassen Sie sie auf Klebefolie drucken, in der Nähe einer Heizung auf ein Material, das Wärme verträgt.

Der Code steht im Klartext auf der Karte. Beim Privatkunden ist das sein eigenes Gerät, das ist also kein Problem. Bei gemeinsam genutzten oder vermieteten Geräten geben Sie die Karte dem Eigentümer und kleben ein zweites Exemplar mit abgedecktem Code aufs Gerät. Drucken Sie beide gleich, denn der Code wird nur einmal angezeigt.

• Kleben Sie die Karte vor Ort auf eine sichtbare Fläche, weg von Lüftungsgittern und vom Typenschild des Herstellers.
• Öffnen Sie ihren Eintrag auf dem Telefon und tragen Sie Gerät, Marke, Modell und Seriennummer ein.
• Nach der Arbeit fügen Sie den Eintrag mit einer öffentlichen Zeile hinzu, etwa „Gewartet, Türdichtung nächstes Jahr tauschen“, dann Details, Kosten und Fotos.
• Tragen Sie die nächste Fälligkeit ein, bevor Sie gehen.

Die Fälligkeit und die Erinnerung, die zu Ihnen zurückkommt

Jeder Eintrag kann eine nächste Fälligkeit tragen, ob jährliche Heizungswartung, Fahrradinspektion oder Prüfung des Feuerlöschers. Sie erscheint auf der öffentlichen Seite, und Ihre Objektliste lässt sich nach überfälligen oder in 30 Tagen fälligen Terminen filtern.

Jeden Tag sucht Scanolo die Termine heraus, die in sieben Tagen fällig oder schon überschritten sind, und schickt dem Kontoinhaber eine einzige E-Mail mit der ganzen Liste. Jedes Objekt wird pro Fälligkeit nur einmal gemeldet. Nach dem Einsatz tragen Sie den nächsten Termin selbst ein, die Erinnerung verschiebt sich nicht von allein.

Diese Erinnerung geht an Sie. Scanolo schreibt den Eigentümern der Geräte nie, die Kontaktaufnahme liegt bei Ihnen, per Telefon oder mit Ihrem gewohnten Werkzeug.

Eine Historie, die sich nicht umschreiben lässt

Ein gespeicherter Eintrag lässt sich weder ändern noch löschen. Ein Fehler wird mit einem neuen Eintrag berichtigt, der auf den früheren verweist. Ein von der öffentlichen Seite zurückgezogener Eintrag hinterlässt einen datierten Hinweis. Jeder Eintrag zeigt außerdem sein Erfassungsdatum, und ein Einsatzdatum in der Zukunft wird abgelehnt.

Wird ein Haus mit seiner Heizung verkauft oder bekommt ein Fahrrad einen neuen Besitzer, erfassen Sie einen Besitzerwechsel. Ein neuer Code ersetzt den alten, die Historie bleibt vollständig, und ein öffentlicher Eintrag ohne Namen kommt hinzu. Bei Mietgeräten behalten Sie den Code besser für sich: Der Mieter liest die öffentliche Historie, die Details sieht Ihr angemeldetes Team.

Der Code zeigt, dass jemand die Karte besitzt, die Sie ausgegeben haben. Über den Zustand des Geräts oder die Einhaltung von Vorschriften sagt er nichts, das bleibt Ihre Aufgabe und die der amtlichen Unterlagen.

Häufige Fragen